25 / 28
Algemene Ethiek Code • Pagina 23
Onze Norm
We moeten eerlijk, volledig en accuraat zijn in onze administratie,
boekhouding, communicatie en besluitvorming.
Wat iedereen moet weten
Zorgen voor een nauwkeurige en volledige zakelijke en financiële
administratie is de verantwoordelijkheid van elke medewerker.
Alle financiële transacties (bijvoorbeeld fondsen, betalingen,
onkostendeclaraties, uitgaven) en andere transacties (zoals producttesten
of personeelsbeoordelingen) moeten nauwkeurig worden geregistreerd en
worden ondersteund door documentatie die duidelijk en nauwkeurig hun
doel aangeeft.
PPG is wettelijk verplicht de juiste interne boekhoudkundige controles uit te
voeren en nauwkeurige financiële verslagen en andere zakelijke bescheiden
bij te houden.
Uw rol
■■
Ontwikkel en onderhoud efficiënte en effectieve processen met passende
interne controles die een correcte afspiegeling bieden van transacties of
gebeurtenissen, en voorkom of detecteer ongepaste transacties.
■■
Zet een zakelijke en financiële documentatie op en houd deze bij op een manier
die volledig, juist en actueel is. Volg beleidsregels en procedures van PPG op bij
de beslissing om deze te bewaren of weg te gooien.
■■
Volg ons beleid inzake reizen en onkostendeclaratie evenals alle andere
beleidslijnen voor financiële verslaggeving.
■■
Maak melding van een probleem indien u kennisneemt van acties, transacties,
boekhoudkundige handelingen of rapportages die twijfelachtig of anderszins
strijdig zijn met de waarden van PPG en de bescherming van de reputatie
van PPG, zoals financiële resultaten die in strijd lijken met de onderliggende
prestaties; ontwijking van beoordelings- en goedkeuringsprocedures; en
onvolledige of misleidende mededelingen over de inhoud of rapportage van een
transactie.
Zakelijke en financiële verslagen
Onze aandeelhouders
Het tijdig en nauwkeurig opstellen van alle commerciële
en financiële informatie en documentatie van PPG vormt
de kern van ons streven om op ethische en integere wijze
zaken te doen. Het biedt een afspiegeling van de reputatie
en geloofwaardigheid van PPG en zorgt ervoor dat PPG
aan zijn wettelijke en reglementaire verplichtingen voldoet.
Wij streven ernaar uitsluitend bedrijfsdocumentatie en
financiële verslagen op te stellen bij PPG die een volledig
en nauwkeurig beeld geven van de zakelijke activiteiten
van PPG, in overeenstemming met de algemeen
aanvaarde boekhoudkundige beginselen, normen,
PPG-beleidsregels en voorschriften met betrekking tot
boekhouding en financiële verslaglegging.
V.
Er werden twee aparte ACT’s (autorisatie voor
kapitaaltransactie, ‘Authorization for Capital
Transactions’) goedgekeurd voor de uitbreiding van twee
productievestigingen. Beide uitbreidingen stonden onder
leiding van dezelfde manager. Nadat alle facturen voor elke
ACT waren verwerkt, bleek dat het ene project voor minder
dan het geautoriseerde kapitaal was voltooid, terwijl bij het
andere project het toegestane kapitaal werd overschreden.
In totaal waren de werkelijke bestedingen voor de beide
projecten minder dan de totale geautoriseerde besteding,
dus hevelde de manager enkele kosten van de ACT die
over het budget heen was gegaan over naar de ACT die
binnen budget was gebleven. Mocht hij dat zomaar doen?
A.
Nee. Alle financiële transacties moeten nauwkeurig
worden geregistreerd om de werkelijke zakelijke transactie
weer te geven. Als het budget voor het ene project wordt
overschreden en bij het andere project blijven de kosten
onder het toegestane budget, betekent dit dat de ene
fabrieksuitbreiding voor een te laag bedrag in de boeken
van PPG komt te staan terwijl de kosten van de andere
fabrieksuitbreiding kunstmatig worden opgeschroefd in de
bedrijfsadministratie.