Global Code of Ethics 2016 FR EU

25 / 28

Nasz standard
Od pracowników oczekuje się uczciwości, kompletności i dokładności
dokumentacji, danych księgowych, komunikacji i podejmowania decyzji.
Co każdy powinien wiedzieć
Obowiązkiem każdego pracownika jest prowadzenie dokładnej i kompletnej
dokumentacji biznesowej i finansowej.
Wszystkie transakcje finansowe (np. fundusze, płatności, raporty o wydatkach
i koszty) oraz inne (np. testy produktów i oceny wyników pracowników)
muszą być dokładnie rejestrowane wraz z dokumentacją pomocniczą, która
jednoznacznie i precyzyjnie określa ich cel.
Firma PPG jest prawnie zobowiązana do prowadzenia odpowiedniej
wewnętrznej kontroli księgowej oraz utrzymywania dokładnej dokumentacji
finansowej i biznesowej.
Rola pracownika
■■Opracowywanie i stosowanie efektywnych procesów uwzględniających
odpowiednie mechanizmy kontroli wewnętrznej, które umożliwiają
prawidłowe odzwierciedlanie transakcji i wydarzeń, a także ułatwiają
zapobieganie niewłaściwym transakcjom i wykrywanie ich.
■■Opracowywanie i prowadzenie kompletnej, dokładnej dokumentacji
biznesowej i finansowej, z zachowywaniem stosownych terminów.
Przestrzeganie polityk PPG i procedur podczas podejmowania decyzji
o przechowywaniu i usuwaniu dokumentów.
■■Przestrzeganie polityk dotyczących sprawozdawczości w zakresie
delegacji i wydatków oraz wszelkich innych obowiązujących polityk
dotyczących księgowości.
■■Zgłaszanie przypadków zaobserwowania działań, transakcji, operacji
księgowych lub sprawozdań, które budzą wątpliwości lub są w inny
sposób niezgodne z wartościami i wymogiem ochrony reputacji
PPG, takich jak wyniki finansowe niespójne z faktycznymi rezultatami
pracy, omijanie procedur dotyczących przeglądów i zatwierdzeń
oraz niekompletne lub wprowadzające w błąd informacje o istotnych
elementach raportów o transakcjach.
Dokumentacja biznesowa i finansowa
Nasi akcjonariusze
Fundamentem działalności zgodnej z zasadami etyki
i uczciwości jest szybkie i dokładne opracowywanie
wszystkich informacji i dokumentów handlowych
i finansowych PPG. Kwestie te wpływają na reputację
i wiarygodność PPG, jednocześnie umożliwiając
utrzymanie zgodności z przepisami i innymi wymogami.
Dokładamy wszelkich starań, by sporządzać wyłącznie
dokumentację biznesową i finansową, która w pełni
i dokładnie odzwierciedla działania biznesowe PPG oraz
jest spójna z ogólnie przyjętymi zasadami księgowości,
standardami, politykami PPG i przepisami w zakresie
sprawozdawczości księgowej i finansowej.
Pytanie: W celu rozbudowy dwóch zakładów produkcyjnych
zatwierdzono dwa upoważnienia do transakcji
kapitałowych (ACT, Authorization for Capital
Transactions). Obiema inicjatywami zarządzał
ten sam kierownik. Po rozliczeniu wszystkich
faktur w ramach poszczególnych upoważnień
ACT okazało się, że jeden z projektów został
zrealizowany za kwotę poniżej zatwierdzonej,
a drugi znacznie przekroczył zatwierdzony kapitał.
Ogólnie łączne wydatki na projekty były niższe
niż łączna kwota zatwierdzenia, więc kierownik
przeniósł część kosztów z przekroczonego
upoważnienia ACT na projekt o niższych
nakładach. Czy taka decyzja była właściwa?
Odpowiedź: Nie. Wszystkie transakcje finansowe należy
dokładnie dokumentować, tak aby odzwierciedlały
rzeczywiste transakcje biznesowe. Różnica
między faktycznymi kosztami projektów
oznacza, że w dokumentacji finansowej PPG
nakłady na rozbudowę jednego zakładu były
niedoszacowane, a koszty rozbudowy drugiego
zostały przeszacowane.